Hoe leggen we kwaliteitscontroles en documentatie vast?

Controles worden vastgelegd op het moment dat ze gedaan worden, met de bijbehorende meetwaarden, foto's en opmerkingen, gekoppeld aan de order of de batch. Daardoor is achteraf terug te zien wat er gecontroleerd is, door wie en wanneer, zonder dat iemand een formulier hoeft over te typen. Welke controles vastgelegd moeten worden en welke eisen daarbij horen bepalen we samen, omdat dat per bedrijf en per klant verschilt. Volgens KVK-onderzoek is de motivatie van ondernemers om te digitaliseren „voornamelijk praktisch: efficiënter werken en meer gemak.”

Hoe lang duurt de ontwikkeling van maatwerk software?

Dat hangt af van de eerste versie, koppelingen en migratie. We spreken vooraf af wat we opleveren en hoe we testen. Grotere systemen bouwen we in afgebakende stappen.

Bieden jullie ook onderhoud na oplevering?

Ja, onderhoud en ondersteuning zijn apart af te spreken. We leggen vast wie updates, back-ups en incidenten beheert, wat het kost en hoe code en toegang worden overgedragen.

Bespreek uw proces

Branche: productie & industrie

Software voor productiebedrijven die processen in beweging houden

Name: Fast Software
Address: Kaper 65, Volendam, Noord-Holland, 1132 PD, NL
Telephone: +31 6 38220267
Price range: €€

Wij bouwen software voor orders, werkorders en kwaliteit. Voor productiebedrijven, naast hun ERP.

Ryan KoningLaatst bijgewerkt 7 oktober 2026

Werkorders, kwaliteit en documenten automatiseren

In productie zit het tijdverlies zelden in het maken zelf, maar in de administratie eromheen: overtypen, doorbellen en achteraf terugzoeken wat er gebeurd is.

Order en planning

Een order wordt een werkorder met een vaste route: inplannen, uitvoeren, afmelden. Kantoor en werkvloer kijken naar dezelfde status in plaats van naar hun eigen lijst.

Kwaliteit en registratie

Controles worden vastgelegd op het moment dat ze gedaan worden, gekoppeld aan de order of de batch, in plaats van achteraf uit losse formulieren bij elkaar gezocht.

Papier en documentstromen

Inkomende en uitgaande documenten worden uitgelezen en doorgezet naar het systeem waar ze horen, zodat ze niet in een mailbox blijven liggen.

Waar wij aan bouwen voor deze sector

Wij hebben nog geen case in de maakindustrie zelf. Deze mechanismen draaien al bij bouw- en installatiebedrijven; hier ziet u waar ze in een productieomgeving op aansluiten.

Orderverwerking en planning

Van binnengekomen order naar ingeplande werkorder

De stap tussen een binnengekomen order en werk op de vloer is in veel bedrijven handwerk: overtypen, inplannen, doorbellen. Die stap laat zich vastleggen als een route die zichzelf doorloopt.

Een binnengekomen order wordt automatisch omgezet naar een werkorder met de juiste gegevens erbij.
De werkorder doorloopt vaste statussen, zodat kantoor en werkvloer op hetzelfde moment zien waar het werk staat.
Wijzigingen op een order worden doorgezet naar de bijbehorende werkorder in plaats van los gecommuniceerd.
Afmelden gebeurt op de plek waar het werk gedaan wordt, niet achteraf op kantoor.

Bekijk bedrijfssoftware op maat

Kwaliteit en documentatie

Kwaliteitscontroles vastleggen waar ze gedaan worden

Voor Kwakman bouwden wij via Voltech Solutions een mobiele app waarmee medewerkers inspecties en veiligheidschecks op locatie vastleggen. Dat mechanisme is gebouwd voor installatiewerk, maar de vorm is dezelfde als een controle aan een machine of aan een batch.

Controles volgen vaste stappen, ook wanneer meerdere mensen ze uitvoeren.
Meetwaarden, foto's en opmerkingen worden vastgelegd bij de order of de batch waar ze bij horen.
Na invoer worden de bijbehorende documenten automatisch aangemaakt in SharePoint en Teams.
De juiste mensen krijgen een melding met de context erbij, in plaats van een losse mail.

Werkbonnen: Direct
Documenten: Automatisch
Kanalen: 1 app
Opvolging: Instant

Bekijk de Kwakman case

Documentstromen

Inkomende documenten die zichzelf verwerken

Orderbevestigingen, pakbonnen en facturen komen binnen als PDF of als bijlage in een mailbox. Wij bouwen de verwerking die die documenten uitleest, controleert en doorzet naar het systeem waar ze horen.

Documenten worden uitgelezen en de gegevens worden overgenomen zonder overtypen.
Wat afwijkt van de order of de levering wordt gemarkeerd en voorgelegd aan een mens.
Facturen lopen langs dezelfde route: inlezen, controleren, klaarzetten in de boekhouding.
Het document blijft gekoppeld aan de order, zodat het later terug te vinden is.

Bekijk factuurverwerking automatiseren

Koppelingen

Werkend naast de systemen die u al heeft

Een productiebedrijf vervangt zelden alles tegelijk. Meestal draait er al een ERP- of boekhoudpakket en zijn er jaren aan gegevens in opgebouwd. Maatwerk zit daar niet overheen maar ernaast.

Koppelingen met ERP- en boekhoudpakketten zoals Exact en AFAS.
Koppelingen met CRM-systemen zoals HubSpot en Pipedrive voor de commerciele kant.
E-mail en agenda via Outlook of Gmail, documentstromen in SharePoint en Teams.
Automatiseringsplatforms zoals n8n en Make.com waar een platform het gewoon aankan.

Bekijk procesautomatisering

Losse registratie vs registratie in het proces

Dezelfde gegevens worden vastgelegd. Het verschil is of ze ontstaan tijdens het werk of achteraf bij elkaar gezocht moeten worden. In de industrie gebruikt 75 procent van de bedrijven met 10 of meer werkzame personen al ERP-software (CBS, 2025).

Losse registratie vs registratie in het proces
Eigenschap	Losse formulieren en mail	Vastgelegd in het proces
Van order naar werkorder	Overtypen vanuit mail of orderbevestiging	Automatisch omgezet met de gegevens erbij
Status van het werk	Navragen bij de persoon die het weet	Voor kantoor en werkvloer op hetzelfde moment zichtbaar
Kwaliteitscontrole	Formulier invullen en later verwerken	Vastgelegd op het moment van uitvoeren
Documenten bij de order	Verspreid over mailbox, map en printer	Gekoppeld aan de order of de batch
Achteraf terugzoeken	Zoeken in meerdere systemen tegelijk	Opvraagbaar vanaf de order zelf

Registratie en aantoonbaarheid

Klanten en afnemers vragen steeds vaker om aan te tonen wat er gecontroleerd is. Dat lukt alleen als de registratie ontstaat tijdens het werk in plaats van achteraf.

Wat gecontroleerd is, door wie en wanneer, blijft vastliggen bij de order of de batch waar het bij hoort.

Welke controles en welke eisen erin moeten bepalen we per bedrijf, omdat die per klant en per product verschillen.

Bij gegevens die herleidbaar zijn tot personen of tot klantafspraken bepalen we per use-case hoe toegang, opslag en verwerking verantwoord ingericht worden.

De begrippen uit deze sector

Twee termen die op deze pagina steeds terugkomen, kort uitgelegd.

WAT IS

Wat is een werkorder?

Een werkorder is de vertaling van een klantorder naar uitvoerbaar werk: wat er gemaakt moet worden, met welke materialen, door wie en wanneer. In veel productiebedrijven leeft die werkorder tegelijk op papier, in een planbord en in een mailbox. In software is het één record dat door zijn eigen statussen loopt en dat iedereen op hetzelfde moment ziet.

WAT IS

Wat is kwaliteitsregistratie?

Kwaliteitsregistratie is het vastleggen van uitgevoerde controles: welke meting is gedaan, door wie, wanneer en met welke uitkomst. Zolang dat op losse formulieren gebeurt is het achteraf lastig terug te vinden. Gekoppeld aan de order of de batch blijft de registratie bij het product horen en is die opvraagbaar zonder zoekwerk.

Gerelateerde diensten en cases

Veelgestelde vragen uit productie en industrie

De vragen die werkvoorbereiding, kwaliteit en directie het vaakst stellen.

Ja. Een werkorder krijgt een vaste route door uw proces: aanmaken, inplannen, uitvoeren, afmelden. Wie waaraan werkt en wat de status is, is voor kantoor en werkvloer op hetzelfde moment zichtbaar. Omdat het maatwerk is, volgt de software uw eigen volgorde en uw eigen uitzonderingen, in plaats van dat u uw planning aanpast aan een pakket. Wat er precies in moet bepalen we in de intake, op basis van hoe u nu plant. Uw ERP blijft daarbij staan: in de machine-industrie gebruikt 93 procent van de bedrijven met 10 of meer werkzame personen ERP-software (CBS, 2025).

Zo werkt het

Eerst richting bepalen. Pas bouwen als aanpak en scope passen.

01
Eerste ideeën
De scan geeft ideeën, geen procesonderzoek.
02
Scope en voorstel
We bespreken de eerste versie, planning en kosten.
03
Bouwen en toetsen
Samen testen vóór gebruik. Beheer vooraf afspreken.

Bekijk eerste ideeën

Benieuwd wat dit voor uw productie betekent?

Neem een orderstroom of een controleformulier mee en we kijken samen wat er te automatiseren valt. Geen verkooppraatje, gewoon een eerlijk eerste gesprek.