Kwakman Field App
Field App
Van losse berichten naar directe opvolging vanaf de werkvloer.
Een mobiele field app waarmee medewerkers meerwerk, inspecties, intakes en veiligheidschecks direct op locatie vastleggen. Documenten, mails en Teams/SharePoint-opvolging worden daarna automatisch geregeld.
- Field App
- Maatwerk Software
- SharePoint
- Teams
- Automatisering
Ryan KoningLaatst bijgewerkt
Ryan Koning
- Werkbonnen
- Direct
- Documenten
- Automatisch
- Kanalen
- 1 app
- Opvolging
- Instant
Project in het kort
Relatie
Klant, geleverd via Voltech Solutions
Vraag en scope
Field app voor meerwerk, inspecties, intakes en veiligheidschecks, met automatische documenten en opvolging.
Input en output
Meerwerkmeldingen, inspecties, intakes en veiligheidschecks met foto's, notities en controlepunten van medewerkers op locatie. Output: Documenten in SharePoint en Teams, met mails en vervolgacties op basis van de melding.
Rol Fast Software
Fast Software ontwikkelde de field app en documentopvolging, geleverd via Voltech Solutions.
Menselijke controle
Medewerkers leggen de situatie en controlepunten zelf op locatie vast; de app verwerkt die invoer verder.
Grenzen
De beschreven automatische opvolging bewijst geen aparte goedkeuring vóór iedere mail, veiligheidsbeoordeling door AI of factuurboeking.
Onderdelen en beschreven effect
Gerealiseerde onderdelen
Mobiele invoerflow; Documentgeneratie; Opslag en koppelingen naar SharePoint en Teams; Mailnotificaties en vervolgautomatisering
Kwalitatief beschreven effect
Werkregistratie en documentopvolging zijn samengebracht in één invoerflow.
Bron: de projectbeschrijving en onderdelen op deze pagina. De beschreven effecten zijn kwalitatief; meetresultaten vragen een bron, periode, meetmethode en publicatieakkoord.
De uitdaging
Voor de Field App gebeurde werkregistratie op meerdere manieren tegelijk. Meerwerk, inspecties, intakes en veiligheidschecks kwamen binnen via Outlook, Teams, WhatsApp en losse afspraken. Daardoor was informatie versnipperd, opvolging afhankelijk van handmatig doorzetten en kostte het veel tijd om documenten en betrokkenen op dezelfde lijn te krijgen.
- Informatie kwam via verschillende kanalen binnen en moest handmatig worden samengebracht.
- Documenten, foto’s en context werden niet altijd op dezelfde plek of in hetzelfde format opgeslagen.
- De juiste collega’s informeren vroeg extra werk en was gevoelig voor gemiste details.
De oplossing
Fast Software bouwde een mobiele field app die de werkvloer één vaste invoerflow geeft. Medewerkers leggen op locatie de juiste gegevens, foto’s en controles vast. Daarna genereert de app automatisch de benodigde documenten in SharePoint en Teams, stuurt de juiste mensen een mail met alle relevante informatie en koppelingen, en start de bijbehorende vervolgautomatiseringen.
Wat we bouwden
Meerwerk melden
Field workers registreren meerwerk direct op locatie met context, foto’s en toelichting. De aanvraag komt niet meer verspreid binnen via chats of losse mails, maar via één vaste flow.
Inspecties en checks
Inspecties, intakes en veiligheidschecks volgen vaste stappen in de app. Daardoor wordt de juiste informatie consequent vastgelegd, ook wanneer meerdere medewerkers op verschillende locaties werken.
Automatische documenten
Na invoer maakt de app automatisch documenten aan in SharePoint en Teams. De juiste mensen ontvangen een mail met alle context, links naar de documenten en de vervolgacties die bij de melding horen.
Opgebouwd uit heldere modules
Mobiele werkflow
Een vaste mobiele flow voor meerwerk, inspecties, intakes en veiligheidschecks op locatie.
- Opdracht of situatie openen op mobiel.
- Formulier invullen met foto’s, notities en controlepunten.
- Alles direct gestructureerd opslaan voor automatische opvolging.
Documentgeneratie
Ingevoerde data wordt automatisch omgezet naar documenten en opgeslagen op de juiste plek.
- Documenten worden gegenereerd op basis van de gekozen workflow.
- Bestanden landen automatisch in SharePoint en Teams.
- Links en context blijven gekoppeld aan de melding.
Slimme opvolging
De juiste betrokkenen krijgen automatisch een mail met alle informatie die nodig is.
- Mail bevat samenvatting, details en documentlinks.
- Teams- en SharePoint-structuur blijft automatisch bijgewerkt.
- Vervolgautomatiseringen worden gekoppeld aan het type melding.
Onder de motorkap
De app verbindt mobiele invoer met documentgeneratie, mailnotificaties en Microsoft 365-workflows.
- Mobiele interface voor snelle en consistente invoer op locatie.
- Automatische documentcreatie met opslag in SharePoint en Teams.
- Mail- en workflowautomatiseringen voor de juiste interne opvolging.
Directe opvolging, zonder losse kanalen
Kwakman heeft nu één centrale app voor werkregistratie op locatie. Wat eerst via Outlook, Teams, WhatsApp en losse handelingen liep, wordt nu direct vastgelegd, gedocumenteerd en doorgestuurd naar de juiste mensen.
Bespreek hoe dit proces bij uw bedrijf kan werken.
Van eerste procesanalyse tot een werkbare oplossing. Gericht op minder overdracht, meer overzicht en bruikbare output.
Fast Software in Volendam, actief in heel Noord-Holland
Werkt u met een partij die lokaal bereikbaar moet zijn én technisch sterk moet leveren, dan wilt u heldere contactgegevens en een echte vestiging. Fast Software werkt vanuit Volendam aan maatwerk software en AI automatisering voor bedrijven in heel Noord-Holland.