Factuurverwerking software met minder handwerk
Onze software leest facturen uit en zet ze klaar in uw boekhouding. Voor administraties die nog veel overtypen.
Ryan KoningLaatst bijgewerkt
Ryan Koning
Minder overtypen, sneller zien wat gecontroleerd moet worden.
Facturen inlezen, controleren en doorzetten zonder dat iemand ze overtypt. Dat bouwen we voor uw factuurstroom, gekoppeld aan uw eigen systemen.
- 01
Factuur komt binnen
- 02
Haalt de gegevens eruit
- 03
Herkent de leverancier
- 04
Zet de regels klaar
Een factuur overtypen levert niemand iets op.
Factuurverwerking automatiseren betekent dat de factuur zichzelf aanmeldt, zichzelf laat controleren en klaarstaat in uw boekhouding. Uw team kijkt alleen nog naar wat afwijkt.
Facturen komen binnen en worden gelezen.
PDF's, gescande facturen en bijlagen uit de mailbox worden opgehaald en uitgelezen: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en regels.
- Factuur komt binnen01
- Haalt de gegevens eruit02
- Herkent de leverancier03
- Zet de regels klaar04
Controles die anders met de hand gebeuren.
De factuur wordt gelegd naast de inkooporder, de levering en eerdere facturen. Wat klopt gaat door, wat afwijkt komt bij de juiste persoon terecht.
- Vergelijkt met de order01
- Controleert bedragen en btw02
- Signaleert dubbelingen03
- Legt afwijkingen voor04
Klaargezet in het systeem dat u al gebruikt.
De goedgekeurde factuur wordt geboekt of klaargezet in uw boekhouding, met de juiste codering en het document eraan gekoppeld.
- Kent de codering toe01
- Zet klaar ter accordering02
- Boekt in uw pakket03
- Archiveert het document04
Begrippen uitgelegd
Wat is factuurverwerking software?
Factuurverwerking software is software die inkomende facturen automatisch uitleest en controleert voor de administratie van een bedrijf, waarbij alleen de facturen die afwijken nog bij een medewerker terechtkomen. Ze leest ook gescande PDF's en bijlagen uit de mailbox en legt de gegevens naast order, levering en eerdere facturen. Goedgekeurde facturen staan daarna klaar in uw boekhouding.
Wat is factuurverwerking?
Factuurverwerking is het hele traject van een inkomende factuur: binnenkomen, gegevens eruit halen, controleren tegen order en levering, laten accorderen, boeken en archiveren. In veel bedrijven gebeurt dat met de hand, in een mailbox en een boekhoudpakket die niet met elkaar praten.
Wat is automatische factuurverwerking?
Bij automatische (of geautomatiseerde) factuurverwerking gaat een inkomende factuur zonder overtypen door de stappen inlezen, controleren, accorderen en boeken. Een medewerker kijkt alleen nog naar facturen die afwijken. "Digitale factuurverwerking" wordt vaak in dezelfde betekenis gebruikt. Let wel op het verschil: een pdf per mail digitaal verwerken is iets anders dan een echte e-factuur ontvangen.
Wat is document intelligence?
Document intelligence laat AI documenten lezen, vergelijken en samenvatten zodat uw team sneller beslist en minder zoekt. Documentstromen worden omgezet in duidelijke samenvattingen, signalen en acties voor uw operatie.
Handmatige factuurverwerking vs geautomatiseerde factuurverwerking
Komen er weinig facturen binnen, dan volstaat de scanfunctie van uw boekhoudpakket vaak. Maatwerk loont bij volume en extra controles. In 2023 verstuurde 89 procent van de bedrijven met 10 of meer werkzame personen nog facturen als pdf of per e-mail (CBS).
| Stap | Handmatig | Geautomatiseerd |
|---|---|---|
| Inlezen | Iemand opent de factuur en typt de gegevens over | Gegevens worden uit de factuur gehaald, ook uit een scan |
| Controleren | Handmatig vergelijken met order, levering en eerdere facturen | Automatisch gelegd naast order en levering, afwijkingen gemarkeerd |
| Accorderen | Rondmailen en achteraf achterhalen wie nog moet tekenen | Gaat naar de juiste persoon met de status zichtbaar |
| Boeken | Overtypen in het boekhoudpakket met de codering erbij | Klaargezet of geboekt met codering en document eraan gekoppeld |
| Uitzonderingen | Vallen op tussen alle andere facturen door | Worden apart voorgelegd, de rest loopt door |
Zo verloopt de eerste stap
We kijken waar uw team tijd, overzicht of opvolging verliest. Geen verkooppraatje, wel een praktische eerste richting.
- 01
Koffie & kennismaking
U vertelt waar het werk vastloopt. We bespreken uw systemen, gebruikers en belangrijkste knelpunt.
- 02
Kansen scherp maken
We vergelijken een bestaand pakket, een koppeling en maatwerk. Alleen bouwen wat nodig is.
- 03
Eerlijke richting bepalen
U krijgt een voorstel met scope, planning en kosten. Inclusief wat buiten de eerste versie valt.
- 04
Pas dan bouwen
Na akkoord bouwen en testen we de eerste versie. Beheer en overdracht spreken we vooraf af.
Eerste ideeën voor uw proces
Vul uw website in voor eerste ideeën. Geen procesonderzoek of offerte.
Veelgestelde vragen over factuurverwerking
Wat bedrijven willen weten over formaten, koppelingen, doorlooptijd en de veiligheid van hun gegevens.
Alle vragen
Hoeveel van uw facturen gaan nog door handen?
Bespreek uw proces en bestaande systemen. We bepalen welke eerste stap past en wat daarvoor nodig is.
Fast Software in Volendam, actief in heel Noord-Holland
Werkt u met een partij die lokaal bereikbaar moet zijn én technisch sterk moet leveren, dan wilt u heldere contactgegevens en een echte vestiging. Fast Software werkt vanuit Volendam aan maatwerk software en AI automatisering voor bedrijven in heel Noord-Holland.