Documentverwerking automatiseren met AI
Wat er technisch gebeurt tussen een binnengekomen PDF en een ingevuld veld in uw systeem, en waar de grenzen van die automatisering liggen.
Ryan KoningLaatst bijgewerkt:
Overtypen is geen denkwerk
In bijna elk bedrijf komt informatie binnen als document en moet die informatie ergens anders weer als gegeven naar buiten. Iemand opent een PDF, leest waar het bedrag staat, en typt het over in een ander scherm. Dat is geen denkwerk, maar het kost wel de tijd van iemand die kan denken.
Documentverwerking automatiseren betekent die overzetstap overnemen. Niet het oordeel: dat blijft bij een mens zodra er iets afwijkt. Hieronder staat welke documentsoorten zich hiervoor lenen, wat er onder de motorkap gebeurt en waar het in de praktijk misgaat.
Welke documenten zich hiervoor lenen
Hoe voorspelbaarder de structuur, hoe eenvoudiger de automatisering. Onvoorspelbare documenten kunnen ook, maar vragen meer controle achteraf.
| Documentsoort | Wat eruit gehaald wordt | Waar het naartoe gaat |
|---|---|---|
| Facturen | Leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw en de losse regels | Gecontroleerd tegen de inkooporder en klaargezet in de boekhouding |
| Bestekken en aanbestedingen | Eisen, normen, voorwaarden en de verschillen tussen revisies | Een samenvatting met gemarkeerde risico's voor calculatie en werkvoorbereiding |
| Orders en orderbevestigingen | Artikelen, aantallen, prijzen, leverdata en afwijkingen op de order | Overgenomen als werkorder of gecontroleerd tegen wat besteld was |
| Contracten | Looptijden, opzegtermijnen, boetebedingen en aansprakelijkheidsclausules | Gesignaleerd voordat er getekend wordt, met de passage erbij |
Wat er tussen PDF en systeem gebeurt
Vier stappen. De derde is degene die bepaalt of u de uitkomst kunt vertrouwen.
01Binnenhalen
Het document wordt opgehaald waar het binnenkomt: een mailbox, een map, een portaal of een upload. Een gescand document is daarbij geen probleem, dat wordt eerst omgezet naar tekst.
02Uitlezen
Uit de tekst worden de velden gehaald die u nodig heeft. Niet op een vaste positie in het document, maar op betekenis, zodat een andere lay-out van dezelfde leverancier geen nieuwe instelling vraagt.
03Controleren
De uitgelezen waarden worden naast iets anders gelegd: de order, de levering, een eerdere versie of een eerder document. Klopt het, dan gaat het door. Klopt het niet, dan stopt het hier.
04Doorzetten
Wat de controle doorstaat wordt weggeschreven in uw eigen systeem, met het document eraan gekoppeld zodat het later terug te vinden is. Wat de controle niet doorstaat gaat naar een mens, met de reden erbij.
Hoe dat er in de praktijk uitziet
Bij KBK Bouwgroep leverde documentautomatisering tot 80% snellere documentreview op. Het team hoeft documentpakketten van tientallen pagina's niet meer regel voor regel door te nemen om te vinden wat er voor hun project toe doet. Wat het niet doet, is de beslissing overnemen: de uitkomst is een voorzet die een mens beoordeelt.
Bekijk de KBK Bouwgroep caseWaar het misgaat
- Handgeschreven aantekeningen en slechte scans blijven lastig. Wat onleesbaar is wordt niet geraden maar voorgelegd.
- Een document dat iets beweert wat feitelijk onjuist is, wordt correct uitgelezen en daarna alsnog fout doorgezet. Daarom is de controlestap belangrijker dan de leesstap.
- Bij een documentsoort die u zelden ziet weegt het inrichten vaak niet op tegen het handwerk. Dat rekenen we vooraf door in plaats van het achteraf te ontdekken.
Gaat het specifiek om inkomende facturen, dan is dat een afgebakend proces met eigen controles: factuurverwerking automatiseren beschrijft die route van inlezen tot boeken. Gaat het om documenten die per keer verschillen en om wat er daarna met de uitkomst moet gebeuren, dan valt dat onder AI automatisering.
Twee termen die door elkaar lopen
OCR en documentverwerking worden vaak als hetzelfde verkocht, terwijl het één een onderdeel is van het ander.
Wat is documentverwerking?
- documentverwerking
- Documentverwerking is alles wat er met een document gebeurt tussen binnenkomst en archivering: openen, lezen, de relevante gegevens eruit halen, controleren, doorzetten naar het juiste systeem en bewaren. Zolang dat handwerk is, is het de traagste stap in veel processen, terwijl er inhoudelijk weinig aan te beslissen valt.
Wat is OCR?
- OCR
- OCR, oftewel optical character recognition, zet de afbeelding van een gescand document om naar tekst die een computer kan lezen. Het is de eerste stap en niet de hele oplossing: OCR levert letters, geen betekenis. Dat een bepaald bedrag het factuurtotaal is en een ander bedrag de btw, moet daarna nog bepaald worden.
Veelgestelde vragen
Over formaten, doorlooptijd en wat er met uw documenten gebeurt.
_Welke formaten kan factuurverwerking aan?-
PDF-facturen zijn het meest voorkomend en worden ingelezen, ook als ze gescand zijn. Facturen die als bijlage binnenkomen per e-mail worden automatisch uit de mailbox gehaald en verwerkt. Aanleveringen in Excel of CSV, bijvoorbeeld verzamelstaten van een leverancier, worden per regel ingelezen. Werkt u met UBL of een ander gestructureerd formaat, dan koppelen we dat rechtstreeks. Welke formaten in uw situatie voorkomen bepalen we in de AI-scan, zodat de verwerking daarop wordt gebouwd.
_Is mijn data veilig bij jullie?-
Dataveiligheid is een vast onderdeel van elk traject. We kijken per use-case welke gegevens verwerkt worden, welke tools geschikt zijn en hoe toegang, opslag en verwerking verantwoord ingericht worden. Waar mogelijk blijft uw data binnen uw eigen systemen.
_Hoe snel is een automatisering live?-
De meeste projecten zijn binnen 2 tot 4 weken volledig operationeel en geintegreerd in uw bestaande processen.
Zo werkt het
Van eerste scan naar werkende software, zonder verplichtingen vooraf.
- 01
Gratis AI-scan
U ziet direct 3 concrete AI-kansen voor uw bedrijf.
- 02
Voorstel binnen 48 uur
Scope, aanpak en een vaste projectprijs. Geen verrassingen.
- 03
Live in 2 tot 4 weken
Een eerste werkende versie, gekoppeld aan uw eigen tools.
Welk document kost uw team de meeste tijd?
Stuur een voorbeeld mee en we kijken wat er uit te halen valt. Loont het niet, dan zeggen we dat ook.
Plan een kennismaking