Is mijn data veilig bij jullie?

Dataveiligheid is een vast onderdeel van elk traject. We kijken per use-case welke gegevens verwerkt worden, welke tools geschikt zijn en hoe toegang, opslag en verwerking verantwoord ingericht worden; voor AI-agents werken we met beveiligde API-verbindingen. Waar mogelijk blijft uw data binnen uw eigen systemen.

Hoe snel is een automatisering live?

We bepalen de planning na afbakening van de eerste versie. Beschikbare koppelingen, testgegevens en uw feedback bepalen mede wanneer die in gebruik kan.

Bespreek uw proces

Kennis

Documenten uitlezen zonder informatie kwijt te raken

Name: Fast Software
Address: Kaper 65, Volendam, Noord-Holland, 1132 PD, NL
Telephone: +31 6 38220267
Price range: €€

AI leest uw documenten uit, controleert de gegevens tegen uw regels en legt afwijkingen aan een mens voor. Voor bedrijven die PDF-bestanden nu nog overtypen.

Ryan KoningLaatst bijgewerkt 6 november 2026

Overtypen is geen denkwerk

In bijna elk bedrijf komt informatie binnen als document en moet die informatie ergens anders weer als gegeven naar buiten. Iemand opent een PDF, leest waar het bedrag staat, en typt het over in een ander scherm. Dat is geen denkwerk, maar het kost wel de tijd van iemand die kan denken.

Documentverwerking automatiseren betekent die overzetstap overnemen. Niet het oordeel: dat blijft bij een mens zodra er iets afwijkt. Dit artikel laat zien welke documentsoorten zich hiervoor lenen, wat er onder de motorkap gebeurt en waar het in de praktijk misgaat.

Welke documenten lenen zich voor automatisering?

Hoe voorspelbaarder de structuur, hoe eenvoudiger de automatisering. Onvoorspelbare documenten kunnen ook, maar vragen meer controle achteraf.

Welke documenten lenen zich voor automatisering?
Documentsoort	Wat eruit gehaald wordt	Waar het naartoe gaat
Facturen	Leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw en de losse regels	Gecontroleerd tegen de inkooporder en klaargezet in de boekhouding
Bestekken en aanbestedingen	Eisen, normen, voorwaarden en de verschillen tussen revisies	Een samenvatting met gemarkeerde risico's voor calculatie en werkvoorbereiding
Orders en orderbevestigingen	Artikelen, aantallen, prijzen, leverdata en afwijkingen op de order	Overgenomen als werkorder of gecontroleerd tegen wat besteld was
Contracten	Looptijden, opzegtermijnen, boetebedingen en aansprakelijkheidsclausules	Gesignaleerd voordat er getekend wordt, met de passage erbij

Wat gebeurt er tussen PDF en systeem?

Vier stappen. De derde is degene die bepaalt of u de uitkomst kunt vertrouwen.

Binnenhalen

Het document wordt opgehaald waar het binnenkomt: een mailbox, een map, een portaal of een upload. Een gescand document is daarbij geen probleem, dat wordt eerst omgezet naar tekst.

Uitlezen

Uit de tekst worden de velden gehaald die u nodig heeft. Niet op een vaste positie in het document, maar op betekenis, zodat een andere lay-out van dezelfde leverancier geen nieuwe instelling vraagt.

Controleren

De uitgelezen waarden worden naast iets anders gelegd: de order, de levering, een eerdere versie of een eerder document. Klopt het, dan gaat het door. Klopt het niet, dan stopt het hier.

Doorzetten

Wat de controle doorstaat wordt weggeschreven in uw eigen systeem, met het document eraan gekoppeld zodat het later terug te vinden is. Wat de controle niet doorstaat gaat naar een mens, met de reden erbij.

Hoe dat er in de praktijk uitziet

Bij KBK Bouwgroep verwerken we bouwtekeningen tot marketingvisualisaties. De applicatie herkent kamers en appartementnummers; het team controleert en corrigeert die vóór de generatie van een brochureplattegrond. Zo blijft de herkenning een voorzet die een mens beoordeelt.

Bekijk de KBK Bouwgroep case

Waar gaat het mis?

Handgeschreven aantekeningen en slechte scans blijven lastig. Wat onleesbaar is wordt niet geraden maar voorgelegd.
Een document dat iets beweert wat feitelijk onjuist is, wordt correct uitgelezen en daarna alsnog fout doorgezet. Daarom is de controlestap belangrijker dan de leesstap.
Bij een documentsoort die u zelden ziet weegt het inrichten vaak niet op tegen het handwerk. Dat rekenen we vooraf door in plaats van het achteraf te ontdekken.

Gaat het specifiek om inkomende facturen, dan is dat een afgebakend proces met eigen controles: factuurverwerking automatiseren beschrijft die route van inlezen tot boeken. Gaat het om documenten die per keer verschillen en om wat er daarna met de uitkomst moet gebeuren, dan valt dat onder AI automatisering.

Welke termen lopen door elkaar?

OCR en documentverwerking worden vaak als hetzelfde verkocht, terwijl het één een onderdeel is van het ander.

WAT IS

Wat is documentverwerking?

Documentverwerking is alles wat er met een document gebeurt tussen binnenkomst en archivering: openen, lezen, de relevante gegevens eruit halen, controleren, doorzetten naar het juiste systeem en bewaren. Zolang dat handwerk is, is het de traagste stap in veel processen, terwijl er inhoudelijk weinig aan te beslissen valt. Het volume is groot: in 2023 verstuurde 89 procent van de bedrijven met 10 of meer werkzame personen facturen als pdf of per e-mail, en 37 procent als e-factuur (CBS). Logius is daar duidelijk over: „Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen.”

WAT IS

Wat is OCR?

OCR, oftewel optical character recognition, zet de afbeelding van een gescand document om naar tekst die een computer kan lezen. Het is de eerste stap en niet de hele oplossing: OCR levert letters, geen betekenis. Dat een bepaald bedrag het factuurtotaal is en een ander bedrag de btw, moet daarna nog bepaald worden.

Gerelateerde diensten

Veelgestelde vragen

Over formaten, doorlooptijd en wat er met uw documenten gebeurt.

PDF-facturen zijn het meest voorkomend en worden ingelezen, ook als ze gescand zijn. Facturen die als bijlage binnenkomen per e-mail worden automatisch uit de mailbox gehaald en verwerkt. Aanleveringen in Excel of CSV, bijvoorbeeld verzamelstaten van een leverancier, worden per regel ingelezen. Werkt u met UBL of een ander gestructureerd formaat, dan koppelen we dat rechtstreeks. Welke formaten in uw situatie voorkomen bepalen we in de AI-scan, zodat de verwerking daarop wordt gebouwd. Echte e-facturen zijn nog in de minderheid: in 2023 verstuurde 37,4 procent van de Nederlandse bedrijven ze (Eurostat). Logius is duidelijk: „Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen.”

Ryan Koning

Oprichter van Fast Software. Bouwt documentautomatisering voor bouw-, installatie- en productiebedrijven in Nederland.

Over Ryan LinkedIn

Zo werkt het

Eerst richting bepalen. Pas bouwen als aanpak en scope passen.

01
Eerste ideeën
De scan geeft ideeën, geen procesonderzoek.
02
Scope en voorstel
We bespreken de eerste versie, planning en kosten.
03
Bouwen en toetsen
Samen testen vóór gebruik. Beheer vooraf afspreken.

Bekijk eerste ideeën

Welk document kost uw team de meeste tijd?

Stuur een voorbeeld mee en we kijken wat er uit te halen valt. Loont het niet, dan zeggen we dat ook.