Exact koppelen of factuurverwerking op maat?
Kies de factuurverwerking in Exact als uw facturen standaard zijn, en maatwerk als controles buiten de boekhouding het werk bepalen. Voor administraties die met Exact Online werken.
Ryan KoningLaatst bijgewerkt
Ryan KoningExact of op maat: wat kiest u?
Kies de automatische factuurverwerking van Exact Online als uw inkoopfacturen grotendeels standaard zijn: vaste leveranciers, één bedrag, één grootboekrekening. Kies factuurverwerking op maat als de controle per factuur afhangt van gegevens buiten de boekhouding, zoals werkbonnen, projectbudgetten of afspraken per leverancier, en de uitkomst daarna automatisch in Exact moet landen.
In beide gevallen blijft Exact Online uw boekhouding. De vraag is alleen waar de factuur wordt gelezen en gecontroleerd: in Exact zelf, of in een eigen stap ervoor die via de API van Exact boekt.
In het kort
Drie begrippen die in elk gesprek over factuurverwerking en Exact terugkomen.
Wat is de factuurverwerking van Exact Online?
Wat is een Exact-koppeling?
Wat is factuurverwerking op maat?
Exact Online of factuurverwerking op maat
Prijzen van Exact zoals op de prijs- en bestelpagina's, gecontroleerd op 7 oktober 2026, exclusief btw. Bedragen voor maatwerk noemen wij pas na de scope.
| Criterium | Factuurverwerking in Exact Online | Op maat, gekoppeld aan Exact |
|---|---|---|
| Kosten eerste jaar | Exact Online Boekhouden vanaf € 49 per maand (prijspagina). Volgens de bestelpagina zijn 3 boekingsvoorstellen inbegrepen, daarna € 0,39 per document binnen een bundel en € 0,50 daarbuiten. | Een vaste projectprijs voor de bouw, plus hosting en het AI-verbruik per factuur. Uw Exact-abonnement blijft zoals het is. |
| Doorlooptijd | Aanzetten en inrichten in Exact. Exact biedt optionele begeleiding (Getting Started) voor € 580. | Meestal 2 tot 4 weken tot een eerste werkende versie. |
| Eigenaarschap van data en code | Data en verwerking zitten in Exact Online, als onderdeel van het pakket. | De verwerkingsregels en code staan op uw naam; de boekingen staan in Exact. |
| Onderhoud | Door Exact, als onderdeel van het abonnement. | Door ons, uw team of een andere partij, inclusief het bijhouden van wijzigingen in de API. |
| Koppelingen | E-mail, pdf, scan, foto en Peppol als ingang. Apps van derden via de Exact Online App Store. | Elke bron, zoals een mailbox, leveranciersportaal, Excel of UBL. Boekt via de REST API een inkoopboeking met de pdf als bijlage. |
| Schaalbaarheid | De kosten lopen op per automatisch verwerkt document boven de inbegrepen drie. | AI-verbruik per factuur, binnen de API-limieten van Exact: 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag per administratie. |
| Wie beheert het | Uw administratie, binnen Exact. | De bouwer of een beheerpartij. De beoordeling van uitzonderingen blijft bij uw administratie. |
| Exit | De functie uitzetten; uw boekingen blijven in Exact. | De verwerking uitzetten of overdragen; de boekingen blijven in Exact en de code is van u. |
Wanneer wint Exact?
- Uw inkoopfacturen zijn grotendeels standaard: vaste leveranciers en één grootboekrekening per factuur.
- Veel leveranciers sturen al e-facturen via Peppol. Die hoeven volgens Exact niet handmatig gecontroleerd te worden.
- Het volume is laag tot gemiddeld, zodat de kosten per verwerkt document beperkt blijven.
- Goedkeuren in stappen volstaat. Vanaf de Plus-editie stelt u een goedkeuringsflow in van maximaal vijf stappen.
- U wilt niets bouwen of beheren buiten Exact.
Wanneer wint factuurverwerking op maat?
- Een factuur klopt pas na een controle tegen gegevens buiten de boekhouding, zoals een werkbon of een projectbudget.
- Facturen komen binnen in vormen die eerst gesplitst of samengevoegd moeten worden, zoals verzamelstaten in Excel.
- U wilt per leverancier eigen regels, met een melding naar de juiste persoon in plaats van een lijst in de boekhouding.
- U verwerkt veel facturen en wilt de regels, de logging en de kosten per factuur zelf in de hand hebben.
- Dezelfde gegevens moeten ook naar andere systemen dan Exact, zoals uw projectadministratie of SharePoint.
Hoe een eigen verwerking er in de praktijk uitziet, van mailbox tot boeking, staat op factuurverwerking software op maat. Welke documentsoorten zich lenen voor automatisch uitlezen, leest u in documentverwerking automatiseren.
Bekijk factuurverwerking softwareWat zeggen de cijfers?
De meeste facturen zijn nog pdf's. In 2023 verstuurde 89 procent van de Nederlandse bedrijven met 10 of meer werkzame personen facturen als pdf of per e-mail aan andere bedrijven of overheden. E-facturen die geschikt zijn voor automatische verwerking verstuurde 37 procent (CBS StatLine, ICT-gebruik bij bedrijven 2023). Eurostat komt voor Nederland op 37,4 procent, tegen 38,7 procent gemiddeld in de EU (Eurostat, isoc_eb_ics).
Een pdf is geen e-factuur. Logius, dat de e-facturatie van de Rijksoverheid beheert, is daar duidelijk over: „Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen.” (Logius, hoe werkt e-factureren). Een pdf moet dus eerst worden uitgelezen, door Exact of door een eigen verwerking.
Dat verschuift na 2030. Het kabinet wil e-facturatie per 1 juli 2030 verplichten, voor zowel internationale als binnenlandse transacties tussen bedrijven, met rapportage vanaf 1 juli 2031. Bedrijven in de kleineondernemersregeling zijn vrijgesteld, en het wetsvoorstel volgt naar verwachting vóór de zomer van 2027 (Rijksoverheid, 11 september 2026). Het werk verschuift dan van uitlezen naar controleren en matchen.
Let op bij de kosten. De productpagina van Exact noemt de automatische factuurverwerking „standaard inbegrepen in de edities van Exact Online Boekhouden” (Exact, automatische factuurverwerking), terwijl de bestelpagina na drie boekingsvoorstellen per document rekent. Vraag Exact welke regel voor uw abonnement geldt voordat u de twee opties naast elkaar legt.
Een voorbeeld uit ons werk
Een factuurproject hebben wij nog niet als case gepubliceerd. Het dichtstbijzijnde voorbeeld is de field app voor Kwakman, ontwikkeld in samenwerking met Voltech Solutions. Daar komt invoer op één plek binnen, wordt die gestructureerd vastgelegd en automatisch omgezet in documenten in SharePoint en Teams, met een mail naar de juiste mensen.
Wat eerst via Outlook, Teams, WhatsApp en losse handelingen liep, wordt nu direct vastgelegd, gedocumenteerd en doorgestuurd. Factuurverwerking op maat volgt hetzelfde patroon: één ingang, vaste controles, en de uitkomst automatisch op de juiste plek, in dit geval Exact.
Veelgestelde vragen over Exact en factuurverwerking
Over wat Exact zelf doet, wat het kost, koppelen via de API en de komende e-facturatieplicht.
Zo werkt het
Eerst richting bepalen. Pas bouwen als aanpak en scope passen.
- 01
Eerste ideeën
De scan geeft ideeën, geen procesonderzoek.
- 02
Scope en voorstel
We bespreken de eerste versie, planning en kosten.
- 03
Bouwen en toetsen
Samen testen vóór gebruik. Beheer vooraf afspreken.
Volstaat Exact voor uw facturen?
Leg uw factuurstroom aan ons voor. Als de verwerking in Exact het al goed doet, zeggen we dat, en anders laten we zien wat een eigen stap ervoor oplevert.
Fast Software in Volendam, actief in heel Noord-Holland
Werkt u met een partij die lokaal bereikbaar moet zijn én technisch sterk moet leveren, dan wilt u heldere contactgegevens en een echte vestiging. Fast Software werkt vanuit Volendam aan maatwerk software en AI automatisering voor bedrijven in heel Noord-Holland.